GTD e Pomodoro: come pianificare e gestire il tempo lavorativo

Io – come il piccoloimprenditore e molti altri 🙂 – credo davvero che la risorsa più importante che abbiamo a disposizione sia il tempo ed ogni giorno che passa ne ricevo conferma.

Il problema è che non è poi così semplice pianificare al meglio le attività da fare e gestire la sequenza di azioni in grado di portarle a termine, insieme a tutti i vari “disturbi” che ci vengono necessariamente posti di fronte ogni giorno…

La mia soluzione a questo problema è l’utilizzo combinato di due note tecniche di pianificazione e gestione del proprio tempo, ovvero: GTD (Getting Things Done) e The Pomodoro Technique, sulle quali vorrei spendere due parole introduttive.

Introduzione

GTD (Getting Things Done)

Tecnica ideata da David Allen ed esposta attraverso un libro (di cui ne esiste anche una versione italiana). Potete trovare maggiori informazioni sul sito dell’autore ed in moltissimi altri siti dedicati a al GTD, tuttavia vorrei comunque allegare di seguito un’immagine per avere un’idea del processo: si tratta di un workflow da seguire (più o meno rigorosamente) che permette di gestire in maniera strutturata e organizzata ogni tipo di attività (lavorativa e non) ci si presenti.

Concettualmente ogni attività passa per una inbox (reale o virtuale che sia) e viene valutata:

• Se non può essere eseguita, sulla base di una nostra valutazione, può venire:
  • archiviata per consultazioni successive
  • inserita in una lista delle cose possibili/da fare più avanti
  • eliminata
• Se può essere eseguita, sulla base di una nostra valutazione, può:
  • essere eseguita immediatamente nel caso impegni al massimo due minuti
  • essere delegata ed inserita in una lista (da tenere sotto controllo) delle attività delegate ad altri
  • essere inserita nella lista delle attività da fare quanto prima
  • essere inserita a calendario nel caso che debba essere fatta in un preciso momento
  • essere inserita nel planning dei progetti, da revisionare ciclicamente e deciderne la prossima attività da eseguire

The Pomodoro Technique

Questa tecnica è stata inventata da un italiano, Francesco Cirillo, ideata all’inizio degli anni 90 e divenuta nota in tutto il mondo poco prima del 2000. E’ una metodologia utilizzata particolarmente per lo sviluppo Agile, ma può essere applicata tranquillamente a qualunque tipo di attività. Esiste un apposito sito web in cui trovare tutte le informazioni necessarie, comprese: le istruzioni veloci per chi ha poco tempo o il libro sia in inglese che in italiano.

Il concetto di base, che vi consiglio di approfondire attraverso i riferimenti di cui sopra, è davvero molto semplice: si basa sull’uso di un timer da cucina (da qui nasce il termine “Pomodoro” inteso come timer in una sua forma classica) per controllare un tempo di 25 minuti in cui dobbiamo essere concentrati nello svolgere un’attività pianificata precedentemente; alla scadenza abbiamo 5 minuti di pausa e poi via con il pomodoro successivo. Ogni 4 pomodori la pausa si fa più lunga (15-30 minuti).

Il mio metodo

Io usavo già da qualche anno GTD prima di conoscere la tecnica del Pomodoro (in realtà l’avevo già utilizzata parzialmente a Yoox durante lo standup meeting, adottandola quindi solo marginalmente) ma approfondendola ho pensato che fosse proprio perfetta per colmare il gap lasciato a mio avviso dal GTD, ovvero: un aiuto nel controllo, nell’esecuzione e nella misurazione delle varie attività, al fine di ottimizzare al massimo il proprio tempo.

Quindi nella pratica:

• Utilizzo il GTD seguendo completamente il workflow “standard” fino a dove può arrivare, ovvero alle “Next Actions”
• Da quel momento in poi entra in gioco il Pomodoro: le attività vengono inserite in un’apposita lista di quelle da fare oggi, stimate sulla base del tempo a disposizione per quel giorno e i “pomodori” che riesco mediamente a completare in quel tempo.

Gli strumenti che utilizzo per fare tutto ciò sono: Evernote (di cui ho già parlato), Google Spreadsheet e  – da vero geek 🙂 – un timer software per Mac dedicato alla tecnica del Pomodoro.

In Evernote gestisco completamente il workflow GTD, considerando le “Next Actions” coincidenti con la “Lista Attività” della tecnica del Pomodoro e gestendo un’apposita lista delle cose da fare oggi (Pomodoro: To do TODAY). Di seguito uno screenshot esplicativo:

Google Spreadsheet invece lo utilizzo per le registrazioni delle attività completate (come da tecnica del Pomodoro) esplicitando: data e ora, tutti i parametri di mio interesse per reportistiche future (quali: progetto, area di appartenenza, tipologia di attività, etc.), i pomodori stimati, i pomodori reali per completarla e gli eventuali disturbi (interni ed esterni).

Come metodologia Agile in team ho sempre utilizzato Scrum ma, non appena ne avrò occasione, mi piacerebbe valutare anche un’uso combinato di queste tecniche per il gioco di squadra.

Buon lavoro! 😉